Outlook

Outlook stellt für mich ein zentrales Tool zur Mail- und Termin-Management dar.
Eine Anleitung, wie die Integration gelingt, ist unter Outlook - Integration Anleitung zu finden.

Sortierregeln

Um möglichst schnell und viele Mails durchzuarbeiten, mache ich mir nicht die Mühe die Mails in Ordner einzusortieren. Lediglich Mails aus verschiedenen Kontexten, z.B. Arbeit und Privates, werden durch Regeln in Ordner sortiert, sowie automatische Mails von Github, Gitlab oder Benachrichtigungen von Plattformen. Alles andere landet in der Standard-Inbox. Mittels Backspace-Taste landet die markierte Mail im Archiv.

Wichtig ist, dass am Ende des Tages die Inbox leer ist. Alle Aufgaben, welche durch die Mails entstanden sind, sind im Task Management erfasst. Dies ist das oberste Ziel der täglichen morgendlichen Routine.

Query-Builder

Outlook hat ein Query Builder, welcher mittels eines RegEdits-Eintrages aktiviert werden kann. Dieser macht es sehr viel leichter komplexe Regeln zu bauen.

Gelesen-Status

Außerdem habe ich die automatische Gelesen-Status deaktiviert, sodass ich vor dem Archiv zuerst mit dem Shortcut Strg-Q als Gelesen markieren. Dadurch muss ich ganz bewusst erst die Mail als gelesen markieren und dann archivieren. Dies sorgt bei einem schnellen Durchlauf auch dafür, dass Mails im Archiv auch noch als ungelesen markiert sind. Am Ende kann ich dann bewusst mittels Rechtsklick das gesamte Archiv als Gelesen markieren. Bei Fehlern findet man so schneller Mails wieder.

Interne Links zu Mails sind in Outlook nicht statisch. Das bedeutet, dass die Links sich ändern, sobald eine Mail den Ordner wechselt. Dies ist auch der Grund, wieso es nur ein einziger Ordner gibt, in dem die Mails einsortiert werden, da ansonsten die Links in Obsidian invalide werden.